Инструкция по заполнению “Ведомости сдачи обязательного
федерального экземпляра электронного издания”
1. Общие положения 
Настоящая инструкция определяет порядок заполнения и представления документов при доставке обязательного федерального экземпляра электронных изданий (далее по тексту — ЭИ) в Депозитарий электронных изданий НТЦ “Информрегистр” (далее по тексту — Депозитарий), созданный во исполнение Федерального закона Российской Федерации от 29 декабря 1994 года № 77-ФЗ “Об обязательном федеральном экземпляре документов” с целью создания полного информационного фонда Российской Федерации и развития системы государственной библиографии. Фонды обязательного экземпляра являются государственными хранилищами образцов документов, произведенных или импортированных российскими производителями. ЭИ подлежат долговременному хранению в Депозитарии. Информирование пользователей об электронных изданиях, поступивших в Депозитарий, осуществляется на основе сетевой версии БД "Российские электронные издания" и "Списков новых поступлений". 
Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 декабря 2002 года № 859 «Об обязательном экземпляре изданий» утвержден «Перечень библиотечно-информационных организаций, получающих из научно-технического центра «Информрегистр» обязательный федеральный экземпляр электронных изданий». В Перечень включены:
•	Российская государственная библиотека, г. Москва 
•	Российская национальная библиотека, г. Санкт-Петербург 
•	Государственная публичная научно-техническая библиотека Сибирского отделения Российской академии наук, г. Новосибирск. 
На основании этого постановления Производители ЭИ (документов или информационно-программных продуктов, тиражируемых и распространяемых на компьютерных носителях) обязаны доставлять четыре экземпляра каждого выпуска ЭИ на оптических дисках в пластиковой коробке, без целлофановой обертки в Депозитарий в течение 10 дней со дня выхода в свет первой партии тиража. При доставке Обязательного федерального экземпляра электронного издания по почте, посылку необходимо тщательно упаковать, чтобы не допустить потери вида, упаковки и соответствующего технического состояния, в этом случае издание регистрации не подлежит. Обязательный федеральный экземпляр ЭИ доставляется в Депозитарий с “Ведомостью сдачи обязательного федерального экземпляра электронного издания” (далее по тексту — ведомость). 
Ведомость содержит сведения о комплекте поставки ЭИ, производителе обязательного экземпляра и других юридических и физических лицах, участвовавших в создании ЭИ, сведения об ответственности, характеристику ЭИ, требования к необходимым для работы с ним техническим и программным средствам и др. Ведомость заполняется в одном экземпляре на русском языке на компьютере или пишущей машинке путем заполнения полей в свободной форме или подчеркивания соответствующих значений. 
Ведомость заверяется подписью руководителя организации — производителя ЭИ. Указывается дата подписания документа. Подпись руководителя организации скрепляется печатью. Как правило, ЭИ в Депозитарий принимаются от юридических лиц. В случае если производителем является физическое лицо, в графе “Ф.И.О. руководителя организации, должность” указываются Ф.И.О. и паспортные данные производителя, вместо подписи руководителя организации ставится подпись производителя и к ведомости прилагается документ, подтверждающий редакционно-издательскую обработку ЭИ, или рекомендация юридического лица, принимающего на себя ответственность за легитимность публикации. 
Производитель несет полную ответственность за достоверность представленных сведений. 
После входного контроля ЭИ и при условии соответствия сопроводительных документов требованиям настоящей Инструкции ЭИ принимается на государственное хранение в Депозитарий, ему присваивается номер государственной регистрации, а производителю высылается регистрационное свидетельство. Не принимаются ЭИ в плохом техническом состоянии и заведомо не соответствующие описанию, приведенному в ведомости. 
Регистрация ЭИ, публикация сведений и выдача официальных свидетельств осуществляются бесплатно. 
2. Необходимые разъяснения по заполнению отдельных полей ведомости 
Наименование. Полное наименование ЭИ (как правило, вариант, приведенный в оформлении оптического диска) в принятом для библиографического описания формате (где часть элементов может отсутствовать): {Основное заглавие: Сведения, относящиеся к заглавию = Параллельное заглавие: Сведения, относящиеся к параллельному заглавию. — Номер тома или выпуска: Наименование тома или выпуска. — Версия или издание}. Пример 1: Москва сквозь века: Компьютерная энциклопедия. — Выпуск 1: Китай-город. Пример 2: Владимир Высоцкий. 60-е годы: Полное мультимедийное собрание. Пример 3: Золотое кольцо России = Golden Ring of Russia. Пример 4: ART = История искусств. 
Комплектация. Указываются тип и количество носителей, сопроводительные инструкции, внешнее оформление и др. Например: 2 CD-R, CD, лицензионное соглашение, регистрационная карточка, рук-во пользователя 32 стр., коврик для “мыши”, пластиковый бокс, вкладыш в пласт. бокс, коробка. 
Участие производителя в создании ЭИ. Подчеркиваются одно или несколько значений, соответствующих участию производителя в создании ЭИ, например: автор — производителем создано хотя бы одно из произведений, помещенных в ЭИ; составитель — обеспечена подготовка произведений для переноса их в ЭИ; издательство — осуществлена подготовка оригинала ЭИ для тиражирования; изготовитель тиража — осуществлен выпуск тиража ЭИ. При отсутствии подходящего значения в списке его следует добавить (и выделить подчеркиванием, если ведомость заполняется на компьютере). 
Сокращенное наименование организации приводится, как правило, в том виде, как оно указано на поверхности диска или коробки (для библиографического описания). 
Адрес указывается полный почтовый и/или фактический. 
Тел., факс. Номера указываются с кодом города. 
E-mail. Адрес электронной почты. Http:// — сайт производителя в Интернет. 
Наличие других (кроме производителя) юридических и физических лиц, участвовавших в создании ЭИ. Указывается количество дополнительных листов, содержащих сведения о юридических и физических лицах, внесших существенный вклад в создание ЭИ (как правило, тех, которые указаны в оформлении ЭИ со знаком ©). Дополнительные листы нумеруются. Данные на дополнительных листах указываются в объеме, имеющемся у производителя; поля, по которым не имеется сведений, пропускаются. 
Год издания. Год выхода первой партии тиража ЭИ (четыре цифры). 
Язык(и). Названия естественных языков текстов, входящих в ЭИ, в виде принятых сокращений (например: русс., англ., фр., нем.). 
Тираж допускается не указывать. 
Цена указывается рекомендуемая розничная либо не указывается. 
Аннотация. Краткое описание ЭИ — как правило, не более 1000 знаков. 
Минимальные системные требования. Указываются технические и программные средства, минимально необходимые для реализации возможностей ЭИ. В графе “Другое” могут быть, например, указаны сведения о других технических средствах, пригодных для использования того же ЭИ. 
Защита от незаконного распространения. Наличие и способ (без подробностей!) защиты сдаваемых экземпляров ЭИ от незаконного использования и копирования. При наличии защиты НТЦ “Информрегистр” гарантирует хранение ЭИ в Депозитарии только в течение срока годности носителей. 
Дополнительные сведения для каталога “Базы данных России”. Обязательно заполняется для ЭИ, созданных с использованием государственного финансирования, для остальных — факультативно. Если производитель ЭИ является владельцем, подчеркивается слово “производитель”. Остальные владельцы базы данных перечисляются; на дополнительных листах следует указать полные сведения о них. (Определение, принятое юристами: “Владелец информационных ресурсов — субъект, осуществляющий владение и пользование указанными объектами и реализующий полномочия распоряжения в пределах, указанных законом”). Подчеркиваются источники финансирования работ по созданию ЭИ. В следующих случаях вместо данной реквизитной зоны заполняется отдельная регистрационная заявка по установленной для каталога “Базы данных России” форме: а) на базу данных правовой тематики; б) на базу данных, отличающуюся, в рамках приведенного в ведомости описания, от ЭИ, сданного в Депозитарий.